Til dagligt arbejder jeg som konsulent indenfor online markedsføring og e-handel. Her hjælper jeg mellemstore virksomheder med at øge deres online omsætning og optimere deres e-handelsprocesser.

Selvom mit primære mål selvfølgelig er, at vækste deres online omsætning, så falder jeg ofte over generelle processer der koster alt for meget i enten tid eller penge, som jeg ikke kan lade være med at påpege. I bund og grund ønsker disse virksomheder en højere bundlinje og kan jeg hjælpe dem til det på andre områder end indenfor mit speciale, så gør jeg selvfølgelig også det.

I dag tænkte jeg, at jeg ville dele 3 fejl jeg ofte støder på i mellemstore e-handels virksomheder, således at flere forhåbentlig kan lære af dem.

1 – Manglende systemer eller operationsmanualer

Vi har alle arbejdsopgaver der hver dag skal ordnes. Det kan være alt fra avanceret rapportering til oprydning og rengøring på lageret. Mange af disse arbejdsopgaver er formentlig aldrig blevet tænkt helt igennem, men derimod bare blevet til grundet et behov.

Chefen: “Kim, kan du ikke sørge for, at der dagligt bliver ryddet op på lageret inden fyraften?”

Kim: “Jo, selvfølgelig”

Et par uger senere…

Chefen: “Kim, kan du ikke også sørge for at der engang i mellem bliver vasket gulv?”

Kim: “Jo. Det skal jeg nok sørge for”.

Kim vil snart have opbygget hans egen rutine for at gøre rent og vaske lageret og det i sig selv er jo fantastisk, men der er to store problemstillinger i dette.

1. Der er ikke undersøgt, hvor ofte der bør gøres rent og, hvad rengøringen bør indebærer. Hvis Kim gør rent for ofte koster det for meget i spildt tid på andre opgaver og gør Kim det ikke ofte nok, bliver det selvfølgelig ikke rent.
2. Hvad gør firmaet den dag Kim bliver syg eller får et nyt job? Så skal chefen til at huske alle disse ting igen og lærer en ny medarbejder op i rengøring.

Nu er rengøring en simpel opgave, men hvad hvis det nu var en mere kompliceret rapporteringsmetode som nøglemedarbejderen var den eneste der kunne klare? Hvem skal overtage denne? Ikke nok med det, men vedkommende kan også kræve ekstra meget af virksomheden, da virksomheden ikke kan miste denne grundet den specielle rapport.

Alt der skal laves flere gange bør der findes en manual over. På den måde mindsker i spildt tid, i undgår dumme fejl og i gør det muligt for alle at hjælpe hinanden eller overtage for hinanden.

2 – Manglende tanke på worst-case scenarier

En del af mit arbejde består i, at sikre at mine kunder ikke bliver ramt af negativ SEO. (En måde, hvorpå andre kan skade mine kunders online omsætning – Lidt ligesom dårlig omtale.) Jeg skal sørge for, at dette konstant bliver overvåget og taget hånd om, hvis der er noget.

Mine kunder har ikke råd til at miste +10% af deres omsætning fra den ene dag til den anden, så derfor er dette noget de tager sig af med hjælp fra mig. Men hvad med andre worst-case scenarier?

Nu var jeg ude ved en kunde sidste dag, hvor der var sprunget et vandrør på lageret. Heldigvis kostede det ham kun fem produkter da resten stod på hylder. Men forestil dig skaderne, hvis han havde haft flere produkter stående på gulvet. Selvom han har en forsikring der dækker dette, så er det i første omgang hans omsætning det går ud over.

Der bør altid være fokus på worst-case eller sagt med andre ord. Worst-case scenarier bør tænkes igennem og planlægges efter.

Ved du f.eks. hvad du gør, hvis din server går ned? Hvad gør du, hvis dit website bliver hacket?

Brug noget tid på at gennemtænke, hvilke forfærdelige ting der kunne ske og, hvad du kan gøre for at mindske skaderne af dette.

Forestil dig evt. at din opgave netop er, at ødelægge din forretning. Hvilke svagheder kan du finde?

Der findes også GRC konsulenter der arbejder udelukkende med at finde og optimere svage områder i din forretning.

3 – Drop alt unødvendigt arbejde

Som chef er det dejligt at modtage lange rapporter der fortæller, hvordan det går i alle områder af virksomheden, men oftest er disse rapporter ALT for lange og indeholder unødvendigt meget data.

Et godt råd er kun at have 3-5 KPI som der måles og rapporteres på. Har du mere end dette, er noget af det formentlig ikke relevant. Spildt rapporteringsarbejde fjerner bare tid og fokus fra områder der reelt set skaber mere værdi.

Ligeledes bør du lærer dine medarbejdere, at de altid bør prioritere opgaver efter, hvad der bringer mest værdi for virksomheden. Hvis medarbejderen ikke ved, hvordan deres arbejde skaber værdi har du et problem som skal løses. Forklar vedkommende, hvordan de bidrager med værdi og opfordrer dem til kun at arbejde med det, der skaber den største værdi. Lad dem vide, at de er meget velkomne med forslag til ændringer i arbejdsprocesserne, hvis de mener det kan sætte mere fokus på værdiskabende aktiviteter.

Det vil hurtigt resultere i en lang liste af overflødige arbejdsopgaver som bør automatiseres eller outsources til billigere arbejdskraft, da værdien af disse ikke er tilsvarende andre aktiviteter som dine medarbejder beskæftiger sig med.